SpeakUp - Visselblåsarkanal

1. Vad är SpeakUp?
SpeakUp är ett samlingsnamn för konfidentiella rapporteringskanaler inom Kesko Group. Rapporteringskanalerna är ett viktigt verktyg för att upprätthålla kunders och intressenters förtroende i Keskos verksamhet. Anställda inom Kesko Group, liksom leverantörer, kunder och andra intressenter, kan rapportera misstänkta överträdelser, oegentligheter eller beteenden i strid med Keskos uppförandekod/K Code of Conduct till rapporteringskanalerna.

I första hand ska anställda och konsulter rapportera deras misstankar till överordnad eller andra ansvariga personer inom Kesko. Om det av någon anledning inte är möjligt att lämna informationen till någon av dessa personer, kan någon av rapporteringskanalerna användas istället. All information som hanteras behandlas konfidentiellt.

De olika rapporteringskanalerna inom SpeakUp är följande:

1. Kesko SpeakUp, som är en rapporteringskanal som administreras på koncernnivå och som hanterar rapporter inom alla verksamheter i koncernen.
2. SpeakUp Kesko Sverige och SpeakUp Fresks, två lokala rapporteringskanaler i Sverige, som inrättats i enlighet med den nya s.k. visselblåsarlagen och som behandlar rapporter avseende oegentligheter m.m. som omfattas av visselblåsarlagen.

Du kan via länkarna på denna sida läsa mer om respektive rapporteringskanal och vad som gäller för den aktuella kanalen.

2. Rapporteringskanalen Kesko SpeakUp (på koncernnivå) och vilka ärenden som kan rapporteras till Kesko SpeakUp
Du kan anmäla misstänkta oegentligheter, överträdelser eller problem. Kesko SpeakUp kan också användas för misstänkta ageranden i strid med aktiemarknadsrätt m.m. Notera dock att rapporteringskanalen inte är avsedd för att ta emot rapporter om akuta ärenden rörande säkerhetsrisker eller liknande.

Kesko SpeakUp är inte heller avsedd att användas av kunder för synpunkter rörande kundupplevelser och sådana ärenden kommer heller inte att hanteras via rapporteringskanalen. Kunder har istället möjlighet att lämna synpunkter via följande länk: Lämna feedback

Rapportering av medvetet felaktiga påståenden om brottsliga handlingar eller överträdelser är inte tillåtet och kan medföra legala påföljder.

2.1 Vem kommer utreda en rapport?
Rapporteringskanalen Kesko SpeakUp tillhandahålls av People InTouch, som är ett oberoende bolag. Det patenterade rapporteringssystemet SpeakUp® används, utöver av Kesko, även av flertalet andra välkända företag.

Personalen på People InTouch kommer behandla meddelanden skickade via rapporteringskanalen och vid behov ombesörja översättning av en rapport. People InTouch är strikt bundna av konfidentialitet. Det är inte möjligt för Kesko att efterforska IP-adresser eller annan identifierande information relaterad till en rapport.

Rapporter skickade genom rapporteringskanalen utreds av Keskos compliance- och etikgrupp och chefen för compliance- och etikgruppen. Under en utredning kan andra experter och företrädare behöva inkluderas.

2.2 Hur säkerställs konfidentialitet?
Alla rapporter utreds under full konfidentialitet.

Även om andra experter kan behöva inkluderas i en utredning, så avslöjas identiteten för den rapporterande personen som huvudregel inte. Endast om det krävs för utredningen kan identiteten röjas. I vissa fall, särskilt vad avser HR-relaterade utredningar, är det inte möjligt att utreda en rapport utan att röja den rapporterande personens identitet för andra experter och företrädare.

Kesko garanterar att det kommer skydda de som i god tro gjort en rapport och att den rapporterande personen inte kommer utsättas för några repressalier på grund av en rapport. Kesko följer all gällande lagstiftning, även vad avser utredning av rapporter och skydd för rapporterande personer. Ytterligare information om Keskos ställningstagande avseende motverkande av trakasserier finns att läsa i Keskos Värdegrundspolicy.

Rapporter kan också göras anonymt. Det är dock möjligt att ytterligare information kan behöva lämnas av den rapporterande personen för att genomföra en utredning. Om rapporten är anonym och den rapporterande personen inte svarar på kompletterande frågor som skickats via rapporteringskanalens anonyma funktion, kan det vara omöjligt att slutföra en utredning.

2.3 Hur görs en rapport via rapporteringskanalen?
Du kan lämna en rapport antingen via telefon eller via webtjänst. Oavsett vilket alternativ du väljer så rekommenderar vi att du skriver ner informationen du vill rapportera innan du lämnar det till oss, för att göra informationen så fullständig och klar som möjligt. Det är av stor betydelse att all information som är nödvändig och relevant för utredningen lämnas. Det spelar ingen roll vilket språk du gör rapporten på, eftersom den översätts genom systemet när så behövs. Du kan därför fritt välja vilket språk du vill lämna rapporten på. Detta gäller dock inte för den lokala rapporteringskanalen, se mer om den lokala kanalen under avsnitt 3.

För att lämna rapport via telefon, ring följande nummer: 020-798813
För att lämna rapport via webtjänst, gå till: www.speakupfeedback.eu/web/heye3r/se
Du kommer ombes av lämna följande kod: 54515

Du kommer att få ett sexsiffrigt ärendenummer. Det är viktigt att du skriver ner detta. Ärendenumret kommer möjliggöra att du senare kan återkomma till den rapport du lämnat eller lyssna till eller läsa återkoppling i ärendet från Kesko.

Om du lämnar rapporten via telefon ska du tala in informationen efter pipet. Det underlättar om du talar så tydligt som möjligt när du lämnar information via telefon. När du är klar, lägg på luren.

Om du lämnar rapporten via webtjänsten kan du enkelt copy/paste den information du förberett. När du skrivit all information du vill lämna, tryck på knappen ”skicka”. Ett fönster kommer sedan att visas, där ärendenumret och den information du lämnat i rapporten går att läsa. Du har då möjlighet att skriva ut rapporten om du önskar. Det är också möjligt att bifoga relevanta dokument eller annat i rapporten.

Du kan också skicka en rapport via post till:
Kesko Oyj
Lakiasiat, Compliance & Ethics -toiminnon johtaja
PL 1
00016 KESKO, Finland

Det är också möjligt att be att få träffa compliancegruppen för att diskutera en rapport genom att ringa +358 10 5311. Ett sådant möte kommer organiseras så snart möjligt och det som sägs på mötet kommer att behandlas konfidentiellt.

2.4 När får jag återkoppling på min rapport?
Du kommer att få återkoppling från Kesko inom en vecka från att du lämnat rapporten, om du inte lämnat besked att du inte önskar någon återkoppling. När utredningen är slutförd, eller senast inom tre månader från rapporten, kommer Kesko också återkoppla om resultatet av utredningen. Om utredningen inte kunnat slutföras inom den tiden kommer du får besked om status på utredningen. Om du lämnat rapporten via telefon kommer återkopplingen även ske via telefon. Om du lämnat rapporten via webtjänst eller e-mail kommer återkopplingen också ske via webtjänsten eller e-mail.

3. Lokala rapporteringskanaler i Sverige
I Sverige har i enlighet med den nya visselblåsarlagen, lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, två olika kanaler inrättats. Avgörande för vilken kanal du ska använda är beroende på om det du vill rapportera avser verksamheten i Kesko AB (K-Rauta eller Onninen) eller Fresks Försäljning AB (K-Bygg).

För Kesko AB finns SpeakUp Kesko Sverige och för Fresks Försäljning AB finns SpeakUp Fresks.

3.1 Skyddet enligt den nya visselblåsarlagen
Den som rapporterar om oegentligheter enligt visselblåsarlagen skyddas från repressalier. Skyddet medför att en person kan rapportera om oegentligheter, trots att den rapporterande personen i fråga ur t.ex. ett anställnings- eller avtalsperspektiv egentligen har tystnadsplikt. Skyddet gäller dock inte om rapporteringen i sig är en straffbar handling (vid t.ex. kvalificerad tystnadsplikt). För att en oegentlighet ska omfattas av visselblåsarlagen förutsätts dock att oegentligheten som sådan förekommit i ett arbetsrelaterat sammanhang och att den är av allmänt intresse.

Den som vill göra en rapport skyddas också enligt lagen, om den rapporterande personen för att kunna lämna en rapport behöver inhämta information eller handling (genom att t.ex. öppna filer som personen inte vanligen använder i sitt arbete, genom att fotografera organisationens lokaler eller genom att ta sig in på platser som personen i vanliga fall inte använder). Det förutsätter dock att sådant inhämtande i sig inte är en straffbar handling (t.ex. fysiskt olaga intrång, hackning m.m.), att den rapporterande personen hade rimlig anledning att tro att inhämtandet av informationen är nödvändig för att lämna rapporten och att en rapport sedan också lämnas efter inhämtandet. Det är inte tillåtet att lämna ut en hemlig/sekretessbelagd handling i samband med rapporten, utan rapporten ska baseras på egenhändigt beskrivna uppgifter.

Lager ger inte skydd för rapportering av säkerhetsskyddsklassade uppgifter eller information om nationell säkerhet inom verksamhet i vissa myndigheter.

Den rapporterande personens identitet omfattas också av tystnadsplikt i den omfattning som lagen föreskriver. Innan den rapporterande personens identitet lämnas ut i något sammanhang kommer den rapporterande personen att informeras om detta, om inte sådan informationslämning i sig riskerar att äventyra utredningen eller de åtgärder som planeras med anledning av utredningen. Du kan läsa mer om tystnadsplikten på https://www.regeringen.se/artiklar/2021/05/fragor-och-svar-om-starkt-skydd-for-visselblasare

Skyddet gäller vid rapportering till en intern eller extern kanal. I vissa fall kan skyddet även gälla om en oegentlighet offentliggörs, utan att någon rapport gjorts via en intern eller extern kanal. Om det finns en överhängande eller uppenbar fara för liv, hälsa, säkerhet eller risk för omfattande skada i miljön kan en händelse offentliggöras oavsett om en rapport till en kanal först gjorts. Offentliggörande får också ske om det finns skälig anledning att anta att en extern rapportering skulle leda till en risk för repressalier eller till att oegentligheten sannolikt inte skulle avhjälpas på ett effektivt sätt liksom om en extern rapport gjorts men skäliga åtgärder inte vidtagits innan offentliggörandet.

Oavsett skyddet enligt den nya visselblåsarlagen finns i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen föreskrifter om rätt att meddela uppgifter för och att anskaffa information för offentliggörande i vissa medier, t.ex. för publicering i ett grundlagsskyddat medium (den grundlagsskyddade meddelarfriheten och anskaffarfriheten).

3.2 Vad kan anmälas/rapporteras till en lokal rapporteringskanal?
De lokala rapporteringskanalerna är avsedda att användas för ärenden om misstänkta överträdelser eller oegentligheter i arbetsrelaterade sammanhang och som är av allmänintresse. Det innebär att den misstänkta överträdelsen m.m. ska avse den verksamhet som den rapporterande personen är, har varit eller kan komma att bli verksam i eller avse en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete (vilka personkategorier som omfattas finns specificerat i kap 1 § 8 p. 2 i den nya visselblåsarlagen).

Ärenden som typiskt sett kan anses ha ett allmänintresse är sådana som gäller allvarliga förhållanden som berör allmänheten och som det finns samhällsintresse av att de kommer fram för att kunna avbrytas eller rättas till. Det kan t.ex. avse frekventa eller systematiska överträdelser av lagar och föreskrifter gällande produktsäkerhet och produktöverensstämmelse, konsumentskydd, skydd av privatlivet och personuppgifter m.m.

Den rapporterande personen ska också vid tidpunkten för rapporteringen ha rimligt skäl att anta att informationen om missförhållandena var sann. Det anses t.ex. inte utgöra rimligt skäl för rapportering om det som rapporteras utgörs av ogrundade rykten eller hörsägen. Medvetet felaktig rapportering får inte ske och skyddas inte heller enligt den nya visselblåsarlagen. Felaktig rapportering kan också medföra legala påföljder.

Bagatellartade ärenden, ärenden av individuell karaktär och utan något allmänintresse omfattas inte av de lokala rapporteringskanalernas utredningsansvar. Om en rapport av sådant slag ändå skickas till någon av de lokala rapporteringskanalerna kommer de inte utredas, utan sändas vidare till annan funktion inom verksamheterna (t.ex. Kesko SpeakUp i Kesko Group, HR Business Partner eller annan ansvarig funktion), om det bedöms lämpligt.

3.3 Hur lämnar jag en anmälan/rapport?
Om du önskar att göra en rapport via de lokala rapporteringskanalerna görs det enligt något av alternativen nedan:
För verksamheten i Kesko AB (K-Rauta och Onninen) antingen genom

• att skicka e-mail till: [email protected]
• att ringa telefonnummer: 020-072 77 71
• eller skicka post till: Kesko AB, ATT: SpeakUp, Box 1035, 164 21 Kista

Du kan också begära att få lämna rapporten vid ett möte genom att meddela oss det via någon av kontaktvägarna ovan. Ett sådant möte kommer organiseras så snart möjligt.

Tänk på att när du gör rapporten ge så klar, tydlig och fullständig information om händelsen som möjligt, då det underlättar våra möjligheter att utreda rapporten. Information av betydelse är t.ex. vad som hänt, var och när det hände, vilka som var med vid händelsen och i vilken roll du upplevt händelsen.

Om du önskar göra en anonym anmälan görs det antingen genom att du i samband med anmälan uppger att du vill vara anonym utan att nämna ditt namn, att du skickar anmälan via post till adressen ovan eller från en e-post utan någon koppling till dina personuppgifter. Detta formulär kan även användas: https://forms.office.com/r/aVExjHRffy. Det är viktigt att komma ihåg att om anmälan/rapporten är anonym är det möjligt att ärendet inte går att utreda samt att någon bekräftelse eller återkoppling inte kommer kunna ges på rapporten.

Det är även möjligt att göra en extern rapport, vilket innebär att rapporteringen istället görs till ansvarig myndighet, se behöriga myndigheter som en rapport kan göras till och kontaktuppgifter på https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forordning-2021949-om-skydd-for-personer-som_sfs-2021-949

3.4 Vem kommer behandla en anmälan/rapport?
En rapport som görs via någon av de lokala kanalerna kommer att mottas, behandlas och utredas av antingen Kesko Sveriges bolagsjurist eller HR Business Partner. Även vid rapportering via någon av de lokala kanalerna kan andra personer behöva involveras i utredningen.

Även om andra experter kan behöva inkluderas i en utredning, så avslöjas identiteten för den rapporterande personen som huvudregel inte. Endast om det krävs för utredningen kan identiteten röjas. I vissa fall, särskilt vad avser HR-relaterade utredningar, är det inte möjligt att utreda en rapport utan att lämna utrök den rapporterande personens identitet för andra experter och företrädare.

Kesko garanterar att det kommer skydda de som i god tro gjort en rapport och att den rapporterande personen inte kommer utsättas för några repressalier på grund av en rapport.

3.5 Vad händer efter att en rapport lämnats?
Bekräftelse på mottagande av rapporten kommer att ske inom en vecka, om inte den som mottar rapporten bedömer att skickande av en bekräftelse i sig riskerar avslöja den rapporterande personens identitet. I samband med att du lämnar rapporten är det viktigt att du lämnar besked om du inte vill få någon bekräftelse eller återkoppling i ärendet. Om du gjort en anonym anmälan kommer det anses att du begärt att inte få någon bekräftelse eller återkoppling, då någon efterforskning av vem som gjort rapporten inte ska göras. Någon bekräftelse eller återkoppling kommer då inte heller ges.

Inom tre månader från bekräftelsen kommer återkoppling göras avseende resultatet av utredningen/status av utredningen, om inte besked lämnats att återkoppling inte ska ske eller anmälan gjorts anonymt.

Rapporteringskanalen Kesko SpeakUp är Kesko Groups konfidentiella rapporteringskanal och kan användas för rapporter rörande vilken som av bolagen inom Kesko Group. Rapporter kommer att utredas central via Kesko Groups compliance- och etikgrupp, om inte rapport lämnas via någon av de lokala kanalerna som kan hantera vissa typer av rapporter, se avsnitt 2 ovan. Vänligen notera också att rapporter kan göras på Svenska eller valfritt språk via den centrala rapporteringskanalen Kesko SpeakUp. Rapporter via de lokala kanalerna kan dock bara göras på svenska eller engelska.

För mer information, se Arbetsmiljöverkets hemsida (länk https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/ ), ansvarig tillsynsmyndighet enligt den nya visselblåsarlagen.